本文由 Gideon（AI）翻译自英文原版。

自动化

邮件管理

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  • 创建组织级电子邮件地址

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  • 为合规原因设置密送（BCC）邮件

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  • 启用"发送至 SFDC"功能，将第三方邮件账户中的电子邮件自动作为活动记录在潜在客户和联系人记录中

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  • 阻止终端用户下载有害附件

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  • 为个人邮件和群发邮件设置默认页脚

邮件模板：

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  • 保持品牌一致性

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  • 使用多种开箱即用的邮件模板节省时间

邮件模板可用于以下场景：

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  • Web 转潜在客户（Web-to-lead）

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  • Web 转案例（Web-to-case）

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  • 邮件转案例（Email-to-case）

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  • 分配规则

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  • 升级规则

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  • 自动回复规则

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  • 工作流

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  • 流程

邮件模板类型：

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  • 文本

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  • HTML

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  • 自定义

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  • Visualforce

邮件模板文件夹：我的设置 | 电子邮件 | 邮件模板 设置 | 通讯模板 | 邮件模板

四步创建邮件模板

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  • 选择模板类型

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    1. 文本

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    1. HTML（含信头）

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    1. 自定义（无信头）

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    1. Visualforce

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  • 输入模板信息

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    1. 文件夹描述

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    1. 名称

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    1. 指定信头

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    1. 选择布局

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  • 输入内容

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    1. 回复地址

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    1. 正文文本

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    1. 合并字段

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  • 创建纯文本版本

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    1. 如果留空，将自动从 HTML 版本复制文本内容

流程构建器（Process Builder）：

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  • 创建在满足特定条件时执行操作的流程

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  • 添加多组条件，并为每个条件关联相应操作

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  • 创建即时操作和计划操作

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  • 通过选择"评估下一条件"选项（而非"停止"）来在分支后继续执行流程

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  • 使用版本控制轻松跟踪和维护流程

工作流工具允许你使用可视化界面自动化业务流程

默认情况下，条件节点在执行操作后设置为停止

要使用"评估下一条件"选项：

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  • 条件节点只应包含即时操作，不应包含计划操作

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  • 必须定义下一个条件节点

“评估下一条件"在流程管理中非常有用，因为单个流程中可以对一个对象执行多个操作

流程的使用场景：

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  • 如果一个高价值商机在指定关闭日期前 10 天仍处于开放状态，则向客户团队发送邮件提醒

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  • 当客户的账单地址发生变更时，更新所有下属联系人的邮寄地址

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  • 根据商机阶段创建记录和通知，并安排基于记录变更触发的后续任务

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  • 当商机阶段变更为"已赢得已关闭"时，创建一条订单记录

流程支持的操作

流程构建器支持与工作流规则相同的所有操作：

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  • Apex：添加自定义功能

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  • 创建记录：创建新记录

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  • 邮件提醒：使用邮件提醒发送邮件

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  • 流程（Flows）：触发自动启动的流程，以自动化复杂业务流程

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  • 发布到 Chatter：将内容发布到用户、Chatter 群组或触发流程的记录的动态

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  • 快速操作：使用对象级或全局操作来创建记录、更新记录或记录通话

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  • 提交审批：无需手动操作即可提交记录进行审批

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  • 更新记录：更新记录或任何相关记录的字段

流程注意事项

一般事项：

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  • 流程不支持出站消息，但可以使用"调用 Apex"操作提供类似功能

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  • 操作按照在流程中出现的顺序执行

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  • 条件可以通过拖放的方式重新排序

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  • 创建新流程时，名称和描述可以复用

计划操作：

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  • 每个条件节点支持多个计划操作组

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  • 在每次记录创建或编辑时都进行评估的流程中，不能使用计划操作

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  • 使用"评估下一条件"选项时，不能使用计划操作

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  • “已暂停和等待的访谈"列表显示所有待执行的计划操作

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  • 如果 Salesforce 执行了非活跃用户启动的流程中的计划操作，流程管理员将收到一封包含具体事项说明及修复方法的故障邮件。

工作流规则：

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  • 根据组织需求自动化工作流

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  • 基于条件触发工作流操作：

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    • 评估条件 → 规则条件 → 操作 → 时间触发器 → 操作（任务、邮件提醒、字段更新、出站消息）

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      • 用于触发操作的评估条件和规则条件：保存记录后创建的规则不会对这些记录产生追溯性触发

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工作流操作：

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  • 工作流任务：

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    • 可分配给用户、角色、记录所有者、记录创建者、商机团队角色或客户团队角色

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    • 与同类型记录的工作流规则相关联

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    • 不应分配给有多个用户的角色

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    • 可通过创建多个任务作为规则结果，将任务分配给多个用户

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    • 在活动历史中被跟踪，可用于报表

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  • 邮件提醒：

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    • 自动向一个或多个收件人发送邮件

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    • 向用户、角色、记录所有者、记录创建者、商机团队角色或客户团队角色发送模板邮件

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    • 可发送至记录上自定义或标准字段中填写的任意邮件地址

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    • 自动生成的邮件不会自动添加到活动相关列表中

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  • 字段更新：

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    • 自动更改字段的值

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    • 可为标准或自定义对象创建

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    • 可以是即时的或基于时间的

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    • 根据字段类型，可以将值清空或根据公式计算值

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    • 可重新触发工作流规则

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  • 工作流出站消息

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    • 将特定信息发送到指定端点

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    • 以 API/SOAP 消息的形式发送数据

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    • 可为标准或自定义对象创建

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  • 基于时间的工作流条件

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    • 工作流操作可在记录保存后立即触发，也可以设置时间延迟

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      • 设置 | 基于时间的工作流

自动化潜在客户：

automationleads

每天 500 条新潜在客户

自动化案例（每天 5000 条新案例）

web_to_case

准备 Web 转潜在客户或 Web 转案例

创建自定义字段 –> 创建队列 –> 创建邮件模板

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  • 创建组织级电子邮件地址

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  • 创建分配规则 → 创建自动回复规则

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  • 创建 Web 表单

创建和映射自定义字段：设置 | 自定义 | 潜在客户 | 字段 | 映射潜在客户字段

将自定义字段映射到相同数据类型的其他自定义字段

例外情况：

潜在客户：字段

客户、联系人、商机字段

选择列表

文本

文本、文本区域

长文本

自动编号

文本、文本区域

创建队列：设置 | 管理用户 | 队列

创建分配规则：

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  • 设置 | 自定义 | 潜在客户 | 分配规则

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  • 设置 | 自定义 | 案例 | 分配规则

创建自动回复规则

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  • 创建自动回复规则，用于响应潜在客户或案例的 Web 提交

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  • 同一时间只能有 1 条自动回复规则处于激活状态

autorules

启用 Web 转潜在客户并创建 Web 表单，权限必须为"修改所有数据”：

设置 | 自定义 | 自助服务 | Web 转案例

测试表单：

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  • 以 HTML 格式保存表单（表单应已生成）

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  • 测试

执行顺序

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  • 验证规则

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  • 分配规则

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  • 自动回复规则

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  • 工作流规则

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  • 流程

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  • 升级规则

使用分配规则更改案例所有权时，升级规则会在分配规则之前进行评估。

Web 转案例功能比 Web 转潜在客户拥有更多的模板选项